1. Общие положения
Настоящая Политика определяет порядок и условия обработки персональных данных в сервисе Metodox и меры по их защите. К Сервису относятся веб-приложение app.metodox.ru, сайт metodox.ru и мобильное приложение Metodox для Android.
Политика разработана в соответствии с Федеральным законом от 27.07.2006 № 152-ФЗ «О персональных данных» (далее — Закон) и опубликована во исполнение ч. 2 ст. 18.1 Закона. Термины используются в значениях, установленных Законом.
«Пользователь» — физическое лицо, зарегистрировавшее аккаунт в Сервисе. «Организация» — рабочее пространство Сервиса для совместной работы. Владелец и администраторы организации — пользователи с соответствующими ролями в ней.
Согласие на обработку персональных данных оформлено отдельным документом — Согласием на обработку персональных данных. Условия использования Сервиса изложены в Пользовательском соглашении.
2. Сведения об операторе
- Оператор
- [ИП / ООО / самозанятый] [УКАЖИТЕ ФИО ИЛИ НАИМЕНОВАНИЕ ОПЕРАТОРА]
- ИНН
- [УКАЖИТЕ ИНН]
- ОГРН / ОГРНИП
- [УКАЖИТЕ ОГРНИП / ОГРН]
- Почтовый адрес
- [УКАЖИТЕ ПОЧТОВЫЙ АДРЕС ДЛЯ ОБРАЩЕНИЙ]
- Email для обращений
- [УКАЖИТЕ EMAIL ДЛЯ ОБРАЩЕНИЙ, например privacy@metodox.ru]
- Сайт
- metodox.ru
3. Чьи данные обрабатываются
- Пользователи — лица, зарегистрировавшие аккаунт.
- Приглашённые лица — люди, чей адрес электронной почты администратор организации указал для приглашения, пока приглашение не принято.
- Посетители сайта и публичной Wiki — без регистрации. Обрабатываются только технические данные, необходимые для ответа на запрос.
- Заявители — лица, направившие Оператору обращение или запрос.
- Третьи лица, сведения о которых пользователи сами размещают в задачах, комментариях, заметках и файлах. За наличие оснований для их размещения отвечает разместивший их пользователь, а в организации — также её владелец.
Сервис предназначен для лиц не младше 16 лет. Оператор не собирает намеренно данные детей младше этого возраста. Если станет известно, что такой аккаунт создан, Оператор удалит его и связанные данные.
4. Состав персональных данных
Учётные данные
Имя, адрес электронной почты, признак его подтверждения, дата регистрации. Пароль хранится только в виде необратимого хеша scrypt с уникальной солью: сам пароль Оператор не хранит и не знает.
Профиль и настройки
Должность, текст «о себе», часовой пояс, цвет аватара, видимость профиля, настройки уведомлений, дневная цель планировщика, выбранное оформление профиля.
Прогресс
Внутренние монеты, опыт и уровень, достижения, история завершения задач и статистика на её основе.
Материалы, которые вы создаёте
Доски и задачи (названия, описания, сроки, приоритеты, исполнители, связи), планы на неделю, комментарии, упоминания и реакции, файлы, личные заметки, статьи Wiki организаций, проекты, бэклог и спринты, уведомления, история действий в задачах и организациях.
Общение
Заявки в друзья и список друзей, личные сообщения и вложенные в них файлы.
«Мой день»
Оценка настроения от 1 до 5, заметка к ней и отметки «радости от задачи». По умолчанию эти записи видите только вы. Делиться сегодняшней записью с друзьями — ваш выбор. Сервис не предназначен для сведений о здоровье: не указывайте их в заметках.
Данные организаций
Название и описание организации, участники и их роли, адреса приглашённых. Настройки ИИ-сотрудников: провайдер, модель, инструкции, ключ API провайдера (хранится в зашифрованном виде) и лимиты. Журнал запусков ИИ и расход токенов, цепочки этапов и их отчёты. Хранилище доступов организации — пароли, учётные записи и SSH-ключи в зашифрованном виде — и журнал действий с ним.
Личное хранилище паролей
Записи шифруются в вашем браузере ключом, полученным из мастер-пароля, ещё до отправки на сервер. Мастер-пароль на сервер не передаётся. Оператор получает только зашифрованное содержимое и служебные сведения: идентификатор, тип записи, даты и версию. Прочитать или восстановить записи Оператор не может.
Технические данные
Сведения о сессиях входа: время создания, срок действия и токены — только в виде хешей SHA-256. IP-адрес используется в оперативной памяти сервера для ограничения частоты запросов и в базе данных не сохраняется. Также хранятся служебные сведения об отправленных письмах (тип, статус, время) и технические журналы ошибок.
Оператор не запрашивает специальные категории персональных данных (о расовой и национальной принадлежности, политических взглядах, религиозных убеждениях, состоянии здоровья, интимной жизни) и биометрические данные. Намеренно Оператор их не обрабатывает.
5. Цели обработки и сроки
| Цель | Данные | Срок |
|---|---|---|
| Регистрация, вход и ведение аккаунта; исполнение Пользовательского соглашения | Учётные данные, сведения о сессиях | Пока существует аккаунт |
| Работа функций Сервиса: доски и задачи, организации, заметки, планирование, «Мой день», друзья и переписка, прогресс, хранилища, уведомления | Профиль и настройки, материалы, общение, «Мой день», данные организаций, зашифрованные записи хранилища | Пока существует аккаунт или пока вы не удалите материал |
| Служебные письма: подтверждение адреса, восстановление доступа, приглашение в организацию | Адрес электронной почты, текст письма со ссылкой | Текст письма стирается после отправки; сведения о факте отправки хранятся, пока существует аккаунт |
| Работа ИИ-сотрудников — только если их подключила организация | Название и описание задачи, поручения и отчёты этапов, вывод разрешённых SSH-операций | Передаются провайдеру на время запроса; ответ хранится как комментарий задачи |
| Безопасность: защита от несанкционированного доступа, перебора паролей и злоупотреблений | IP-адрес, сведения о сессиях, журнал действий с секретами организации, технические журналы | IP-адрес — в оперативной памяти около минуты; журналы — ограниченного объёма с автоматической перезаписью; остальное — пока существует аккаунт или организация |
| Статистика использования и развитие Сервиса | Данные собственной базы: даты регистрации и действий, количество задач и файлов, объём файлов по аккаунтам и организациям | Показатели рассчитываются по запросу Оператора и отдельно не сохраняются |
| Рассмотрение обращений и запросов субъектов | Сведения из обращения, адрес для ответа | Не дольше, чем нужно для ответа и подтверждения его отправки |
Оператор не направляет рекламные рассылки, не продаёт персональные данные и не использует сторонние системы веб-аналитики.
6. Правовые основания
- Исполнение договора — Пользовательского соглашения, стороной которого вы являетесь (п. 5 ч. 1 ст. 6 Закона): аккаунт, материалы и функции Сервиса.
- Согласие субъекта (п. 1 ч. 1 ст. 6 Закона) — на условиях отдельного Согласия на обработку персональных данных, в том числе на передачу данных провайдерам ИИ, подключённым организацией.
- Законные интересы Оператора (п. 7 ч. 1 ст. 6 Закона) — безопасность Сервиса, защита от злоупотреблений и статистика использования, если при этом не нарушаются ваши права и свободы.
- Исполнение обязанностей по закону (п. 2 ч. 1 ст. 6 Закона) — ответы на запросы субъектов и уполномоченных органов.
Если организация в Сервисе принадлежит компании или другому оператору, который размещает в ней данные своих работников, клиентов или иных лиц, основания для этого обеспечивает такой оператор. Metodox обрабатывает эти данные по его поручению на условиях Пользовательского соглашения.
7. Действия с данными и способы обработки
Оператор совершает с персональными данными следующие действия: сбор, запись, систематизацию, накопление, хранение, уточнение (обновление, изменение), извлечение, использование, передачу (предоставление, доступ), блокирование, удаление и уничтожение.
Обработка автоматизированная, с передачей данных по сети Интернет. Обращения субъектов рассматриваются также без использования средств автоматизации. Решений, порождающих для вас юридические последствия, на основании исключительно автоматизированной обработки Оператор не принимает.
Часть сведений вы сами делаете видимыми другим пользователям — см. раздел «Кому доступны и передаются данные». Оператор не раскрывает персональные данные неопределённому кругу лиц по своей инициативе.
8. Место хранения и локализация
- Сервер приложения и база данных PostgreSQL: [УКАЖИТЕ СТРАНУ, ГОРОД И ДАТА-ЦЕНТР СЕРВЕРА ПРИЛОЖЕНИЯ].
- Файлы — вложения задач, чатов и статей Wiki — хранятся в объектном хранилище S3 Timeweb Cloud, регион ru-1 (Россия). Файлы шифруются до отправки в хранилище.
- Служебные письма отправляются через почтовый сервер Timeweb (smtp.timeweb.ru) по защищённому соединению.
Запись, систематизация, накопление, хранение, уточнение (обновление, изменение) и извлечение персональных данных граждан Российской Федерации осуществляются с использованием баз данных, находящихся на территории Российской Федерации (ч. 5 ст. 18 Закона).
9. Кому доступны и передаются данные
Другие пользователи — по вашим действиям и настройкам
- Участники организации видят ваше имя, адрес электронной почты, должность, цвет аватара и роль. Материалы досок им доступны в соответствии с правами доступа.
- Участники задачи видят ваши комментарии, файлы, реакции и упоминания в ней.
- Друзья видят личную переписку с вами. Сегодняшние оценку настроения и заметку к ней они видят, только если вы включили «Показать оценку и заметку друзьям».
- Открытый профиль видят другие зарегистрированные пользователи: имя, должность, «о себе», аватар, оформление и суммарный прогресс. Email, задачи, файлы и хранилище в профиле не показываются. У новых аккаунтов профиль скрыт; открыть или снова скрыть его можно в разделе «Настройки → Профиль». Включая открытый профиль, вы разрешаете показывать эти данные пользователям Metodox. Имя в любом случае видят коллеги по общим организациям и задачам.
Лицо, которому поручена обработка
Timeweb Cloud ([УКАЖИТЕ ЮРИДИЧЕСКОЕ НАИМЕНОВАНИЕ И АДРЕС ПО ДОГОВОРУ]) — размещение сервера, базы данных и объектного хранилища, отправка служебных писем. Файлы попадают в хранилище уже зашифрованными; ключ шифрования хранится только на сервере приложения.
Провайдеры ИИ, выбранные организацией
Только если организация подключила их сама — см. раздел «Трансграничная передача».
Государственные органы
В случаях и порядке, предусмотренных законодательством РФ.
10. Трансграничная передача
Для работы основных функций Сервиса Оператор не передаёт персональные данные за пределы России. Исключение — ИИ-сотрудники с облачными провайдерами, которых подключает сама организация.
- Владелец или администратор организации создаёт ИИ-сотрудника, выбирает провайдера и вводит ключ API организации. Без этого данные провайдерам не передаются.
- При запуске ИИ-сотрудника — в задаче или в цепочке этапов — сервер Metodox отправляет провайдеру название и описание задачи, инструкции сотрудника, поручение этапа и отчёты предыдущих этапов. Если запущена SSH-операция, отправляется и её вывод, из которого автоматически удаляются очевидные секреты. Файлы, заметки, личная переписка и записи хранилищ провайдеру не передаются.
- Получатели: OpenAI (США, api.openai.com) и Anthropic PBC (США, api.anthropic.com). США не входят в число государств, обеспечивающих адекватную защиту прав субъектов персональных данных.
- Запросы к OpenAI отправляются с отключённым сохранением ответа на стороне API (
store: false). Хранение данных провайдером регулируется договором организации с ним: используется её собственный ключ API. - При выборе провайдера Ollama запрос направляется на локальный адрес сервера Metodox и третьим лицам не передаётся.
Решение о такой передаче принимает организация. Её владелец и администраторы отвечают за наличие правовых оснований для передачи данных участников и людей, упомянутых в задачах. Если вы не хотите, чтобы ваши данные передавались провайдеру, не указывайте их в задачах, которые обрабатывают ИИ-сотрудники, или обратитесь к администратору организации.
11. Сроки хранения и уничтожение
- Данные аккаунта и материалы хранятся, пока существует аккаунт.
- Удалённые вами доски, задачи и файлы удаляются из базы данных, а файлы — и из объектного хранилища. Удаление дружбы удаляет переписку у обоих участников. Заметки из корзины можно восстановить; они хранятся до удаления аккаунта.
- Отдельные комментарии, сообщения и записи «Моего дня» пока нельзя удалить в интерфейсе. Они удаляются вместе с задачей, перепиской или аккаунтом, а по вашему запросу Оператор удалит их отдельно.
- Аккаунт можно удалить в разделе «Настройки → Безопасность» или по запросу Оператору. При удалении уничтожаются учётные данные, профиль, личные доски и заметки, записи хранилища, «Мой день», друзья и личная переписка.
- Материалы, которые вы создали в чужих организациях (например, задачи и комментарии на досках других владельцев), могут остаться в этих организациях без указания вашего имени, так как входят в их рабочие данные; доски, созданные вами в чужих организациях, переходят владельцу организации. Если вы владелец организации, в которой есть другие участники, аккаунт нельзя удалить, пока вы не передадите права владельца другому участнику или не удалите организацию. Организация без других участников удаляется вместе с аккаунтом.
- При достижении целей обработки или отзыве согласия данные уничтожаются в течение 30 дней, если иное не предусмотрено законом или договором.
- В резервных копиях базы данных удалённые данные сохраняются до плановой перезаписи копий — не дольше 30 дней. Резервные копии используются только для восстановления после сбоя.
12. Права субъекта и порядок обращения
В соответствии со ст. 14 Закона вы вправе:
- получить сведения об обработке своих персональных данных;
- потребовать уточнить, заблокировать или уничтожить данные, если они неполные, устаревшие, неточные, незаконно получены или не нужны для заявленной цели;
- отозвать согласие на обработку;
- потребовать прекратить обработку;
- обжаловать действия Оператора в Роскомнадзоре (уполномоченном органе по защите прав субъектов персональных данных) или в суде.
Как это сделать
- Самостоятельно в Сервисе: изменить профиль или скрыть его («Настройки → Профиль»), удалить материалы, завершить сессии и удалить аккаунт («Настройки → Безопасность»).
- Письмом на [УКАЖИТЕ EMAIL ДЛЯ ОБРАЩЕНИЙ, например privacy@metodox.ru]. Отправьте его с адреса, указанного в аккаунте: так Оператор убедится, что запрос направили вы.
- Письменным запросом по адресу [УКАЖИТЕ ПОЧТОВЫЙ АДРЕС ДЛЯ ОБРАЩЕНИЙ]. В нём, как и в письме с другого адреса, укажите сведения по ч. 3 ст. 14 Закона: номер основного документа, удостоверяющего личность, дату его выдачи и выдавший орган, сведения о ваших отношениях с Оператором (например, email аккаунта) и подпись.
Сроки ответа
- Ответ на запрос — 10 рабочих дней с даты получения. Срок может быть продлён на 5 рабочих дней: Оператор направит мотивированное уведомление.
- Уточнение данных — 7 рабочих дней после получения сведений, подтверждающих неточность.
- Прекращение обработки по требованию — 10 рабочих дней. Срок может быть продлён на 5 рабочих дней.
- Уничтожение данных после отзыва согласия — 30 дней, если нет иных законных оснований для обработки.
13. Меры защиты
Оператор принимает правовые, организационные и технические меры по ст. 19 Закона:
- Соединения с сайтом и приложением защищены TLS (HTTPS, HSTS). Почта и объектное хранилище тоже используют защищённые соединения.
- Пароли хранятся как хеши scrypt с уникальной солью. Токены сессий — случайные 256-битные значения; в базе хранятся только их хеши SHA-256.
- Файлы шифруются AES-256-GCM до отправки в объектное хранилище; бакет закрыт для анонимного доступа.
- Личное хранилище шифруется в браузере: PBKDF2-SHA256, 600 000 итераций, AES-256-GCM. Сервер не знает мастер-пароль и ключ.
- Хранилище доступов организации, ключи провайдеров ИИ и содержимое писем в очереди отправки шифруются на сервере AES-256-GCM. Секреты организации доступны только её владельцу, а действия с ними записываются в журнал.
- Доступ к доскам и задачам проверяется при каждом запросе по ролям и правам. Частота запросов ограничена.
- База данных и API не открыты в интернет напрямую: запросы к API проходят только через HTTPS-прокси. Доступ к серверу, базе данных и резервным копиям есть только у Оператора. В резервных копиях зашифрованные данные остаются зашифрованными.
Личные сообщения, комментарии, заметки и записи «Моего дня» хранятся на сервере без сквозного шифрования. Их защищают разграничение доступа и шифрование при передаче. Оператор не просматривает содержимое ваших материалов. Исключения — ваше обращение, устранение сбоя, проверка нарушения Пользовательского соглашения и требования закона.
Об инцидентах, повлёкших неправомерную передачу персональных данных, Оператор уведомляет Роскомнадзор в порядке и сроки ч. 3.1 ст. 21 Закона.
15. Изменение Политики
Оператор может изменять Политику. Новая редакция действует с момента публикации на этой странице, если в ней не указано иное. О существенных изменениях Оператор сообщает по электронной почте или в Сервисе. Если меняются условия согласия, Оператор запрашивает новое согласие.
16. Контакты
Вопросы и запросы, связанные с персональными данными, направляйте на [УКАЖИТЕ EMAIL ДЛЯ ОБРАЩЕНИЙ, например privacy@metodox.ru] или по адресу [УКАЖИТЕ ПОЧТОВЫЙ АДРЕС ДЛЯ ОБРАЩЕНИЙ].